Oleh: Aan Aliyudin
Survei Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) melaporkan jumlah pengguna internet Indonesia tahun 2024 mencapai 221.563.479 jiwa dari total populasi 278,69 juta jiwa. Sementara itu, menurut We Are Social – Indonesian Digital Report 2024, WhatsApp menjadi media sosial paling populer di Indonesia, digunakan oleh 90,9% dari jumlah populasi.
Kelebihan WhatsApp:
- Mudah digunakan: Pengguna baru sekalipun bisa langsung mempelajarinya.
- Interaktif: Bisa berkirim pesan teks, panggilan suara, hingga video call.
- Mudah membuat grup: Hampir semua pengguna WhatsApp tergabung dalam berbagai grup—reuni, hobi, kerja, organisasi sosial, dan lainnya.
Kelebihan-kelebihan tersebut membuat WhatsApp sangat banyak digunakan dan mempengaruhi kehidupan pribadi maupun sosial. Hampir semua organisasi yang penulis ikuti memiliki grup WhatsApp, dan hampir semua orang yang dikenal penulis tergabung dalam grup-grup tersebut.
WhatsApp adalah aplikasi media sosial—alat komunikasi jarak jauh. Komunikasi merupakan aspek krusial dalam organisasi, terutama dalam tahap actuating (penggerakan), menurut George R. Terry. Tanpa komunikasi, tidak mungkin terjadi proses actuating, dan tanpa actuating, organisasi tidak bisa berjalan.
Jika ingin menggunakan WhatsApp secara efektif untuk keperluan organisasi, maka harus dibuat grup WhatsApp khusus. Berikut adalah tips penting agar grup WhatsApp dapat digunakan secara optimal dalam menggerakkan organisasi:
Tips Mengelola Grup WhatsApp Organisasi:
- Buat aturan yang jelas agar grup tetap harmonis dan fokus pada tujuan pembentukannya.
- Instruksi harus ringkas dan jelas. Pemimpin sebaiknya mengonsep kalimat terlebih dahulu sebelum dikirim. Jika banyak poin, pisahkan dan beri nomor.
- Tentukan apa yang layak dibagikan di grup, dan apa yang sebaiknya dijapri. Misalnya:
- Teguran lebih baik dikirim via japri agar menjaga harga diri dan menghindari konflik.
- Pujian atau apresiasi sebaiknya disampaikan di grup agar menumbuhkan semangat dan menjadi teladan.
- Anggota grup wajib menyimak secara intensif. Grup tidak akan efektif jika hanya sepihak aktif (misal: pimpinan), sementara anggota pasif.
- Jika musyawarah dilakukan di grup, sampaikan masalah dengan ringkas, minta pendapat dari semua anggota, dan berikan tenggat waktu yang jelas untuk merespons.
Jika digunakan dengan bijak, WhatsApp akan menjadi alat yang sangat berguna bagi organisasi apa pun. Grup WhatsApp yang dioptimalkan dapat menjadi pusat lalu lintas informasi, instruksi, dan koordinasi yang intens dan efisien.
Semoga bermanfaat.
Wallahul muwaffiq ila aqwamith thariq.
